7 måter å få mer ut av IT-budsjettet ditt

Fra å styrke sikkerhetskompetansen internt, til å flytte servere opp i skyen; det finnes flere måter å få IT-budsjettet ditt til å strekke lengre, uansett hvilken størrelse din bedrift er.

Etter hvert som IT blir mer krevende, blir det også vanskeligere å forutse fremtidige IT-behov og utgifter. Her kommer vår liste på hvilke tiltak vi anbefaler våre kunder for å få IT-kronene til å strekke lengre og for å få mer forutsigbare kostnader på IT.

Tre glade IT-konsulenter

Bilde: Softwareutvikler Espen som er ca. sååååååå glad for å spare penger på IT for kunder.

1. Få kontroll på bedriftens programmer og lisenser

Hver uke møter vi bedrifter med 20+ programmer og lisenser som de benytter seg av i større eller (ofte) mindre grad. Ikke bare programmer fra Microsoft sine pakker, men gjerne Adobe, Visma, Xledger, Autocad, Superoffice, Tripletex, Mamut, Dropbox og lignende.

De fleste har ikke oversikt over alle sine lisenser og betaler gjerne den årlige software-regningen uten å reflektere over det.

For å få kontroll, spør regnskapsavdelingen om en fullstendig liste over fakturaer på lisenser og programmer. Blir de brukt? Hvor mange brukere har lisens? Trenger dere virkelig denne?

For bedre oversikt kan du også prøve å få regningen delt opp kvartalsvis. Bindingen kan fremdeles være for 12 måneder, men dersom faktura kommer oftere, har du kanskje flere sjanser til å oppdage lisenser du ikke bruker.

Er du usikker på en avtale, hør gjerne din IT-leverandør for å sjekke om lisensene er i bruk før du avslutter.

Bilde: Eksempler på lisensierte programmer

2. Ta i bruk programmer dere allerede har

I Microsoft-universet har du flere apper som kan hjelpe deg i hverdagen. Ta for eksempel Planner som kan hjelpe deg med prosjektstyring eller SharePoint hvor du kan få tilpassede moduler for avvikshåndtering, kvalitetssystemer, filstruktur og intranettet – bare for å nevne noe.

Sharepoint modul - Risiko og sikkerhetsledelse
Skjermbilde av Sharepoint med modul for risikoledelse

Bilde: Skjermbilde fra risikovurdering i SharePoint

De aller fleste bedrifter har en filserver. Altså en lokal mappestruktur (M: eller lignende) hvor interne filer lagres. Det betyr at du også har en server som må oppdateres jevnlig, en lisens som må betales og fysisk plass til serveren, som også krever strøm og vedlikehold. Visste du at du heller kan bruke Microsoft sin Office 365 til å kvitte deg med filserveren? Som et billigere alternativ kan du heller ta i bruk SharePoint som allerede er betalt for i Office 365-lisensen din.

Mest sannsynlig vil du få en oppstartskostnad på et par tusen for å lage en god filstruktur i SharePoint, men det sparer du kjapt inn med å kvitte deg med den fysiske serveren, patching og vedlikehold.

Denne webbaserte løsningen gjør også at du sparer tid og penger når du skal sette opp nye PCer i bedriften. Da er det bare rett inn på SharePoint så ligger alle filene klar til brukeren.

3. Flytt serveren opp i skyen og kvitt deg med overflødig utstyr

Vi har allerede konstatert at en server koster penger. Selv om den er 10 år og fremdeles snurrer, betaler du en arealkostnad for rommet den står i, strøm for å holde den i gang og kjøling.

Er din bedrift avhengig av et program som kjører på den fysiske serveren? For eksempel et eldre økonomiprogram som må være lokalt for å gjøre oppslag. Flytt det heller opp i skymiljøet til Microsoft Azure, hvor du kan starte programmet når du trenger det, for så å kun betale for reelt forbruk i Azure.

4. Samle IT-tjenestene dine til en leverandør

Dette punktet er relativt logisk, men enkelt å glemme. Jo større avtalen din hos en leverandør er, jo større forhandlingsrom har du på pris. Så enkelt er det!

Video: Fordelene med å samle tjenester til en IT-leverandør. 

5. Vær villig til å binde deg til lengre avtaler

La oss være ærlige; IT blir nok ikke billigere med det første. Microsoft varsler årlige prisjusteringer og samme gjør de fleste andre i IT-bransjen.

Dersom du er villig til å binde deg til lengre avtaler på lisenser og IT-tjenester kan du ofte skåne bedriften for unødvendige prishopp.

Vi anbefaler deg å lage lengre avtaler på det vi kaller «melk og brød» IT, altså de tjenestene du ikke klarer deg uten i hverdagen. Dette er gjerne e-post, internett og ERP-systemet, i tillegg til IT-sikkerhet på toppen av disse tjenestene.

Dette kan du trygt binde over en lengre periode, mens «kjekt å ha tjenestene» bør du ha kortere horisont på, slik at de kan sies opp kjapt dersom de ikke er i bruk.

Er du villig til å lage lengre avtaler med IT-leverandøren din har du også et bedre forhandlingskort når det gjelder totalpris på løsningen.

Les mer om hvordan du kan binde Microsoft 365-lisensene dine for å få prisbeskyttelse.
https://upheads.no/prisokning-fra-microsoft-365/

6. Øk kompetansen på IT-sikkerhet

IT-sikkerhet må være et fokus for alle bedrifter, uansett størrelse. Det er dyrt å bli hacket og det kan også få store konsekvenser for drift og effektivitet over en lengre periode. Ikke minst kan det også være en stor påkjenning for dine ansatte.

Utfordre din eksisterende IT-leverandør på sikkerhetstrening til dine ansatte. Det trenger verken være dyrt eller ta lang tid, og er kanskje den beste forsikringen du kan gjøre mot angrep utenifra.

Video: Hvordan du enkelt kan heve kompetansen på IT-sikkerhet internt. 

7. PC som tjeneste (PaaS)

Det er en typisk norsk ting å ville eie ting. Hus, hytte, verktøy og tepperenser. Likevel ser vi et globalt skifte mot produkter og software som tjenester. Enten det gjelder Netflix, leasing av bil eller PC som tjeneste.

Sistnevnte kan forenkle innkjøp, administrasjon, resirkulering og oppgradering for din bedrift. Du kan også spare opptil 20% av kostnaden på å ha maskiner som tjeneste dersom du har en bytterate på ca. 3 år. Bra for deg – bra for miljøet!

PC som tjeneste treffer også en annen plass i regnskapet for de som er opptatt av det.

 

Med det håper vi du er inspirert til å ta noen grep for å potensielt spare noen kroner på IT-budsjettet ditt. Om du ikke gjennomfører alle punktene, velg deg ett til å begynne med. Vi tror du kan bli overrasket over hvor mye små endringer kan påvirke IT-utgiftene dine!