Anbefalt Teams-struktur: Slik skaper vi mindre støy og bedre samhandling

De ulike teamene

I Upheads bruker vi som standard to typer team: organisasjonsteam og dynamiske team.

Organisasjonsteam – grunnmuren i Teams

Organisasjonsteam er de faste teamene som speiler bedriftens struktur. De er ment å vare over tid og endres sjelden. Her samles kommunikasjon som er relevant for mange av de ansatte, og som ikke er knyttet til spesifikke prosjekt.

Typiske organisasjonsteam er:

• Hele virksomheten
• Avdelinger
• Lokasjoner

Vi anbefaler at organisasjonsteam administreres av IT-avdelingen din. Teamene brukes til felles informasjon, nyheter og avdelingsinformasjon og deles inn med standardiserte kanaler og tydelige eiere.

Dynamiske team – for prosjekt og tidsbegrensede initiativ

Dynamiske team er et forslag til hvordan Teams kan struktureres for å støtte samarbeid som endrer seg over tid. Disse teamene er ment til å gi fleksibilitet der arbeidet ikke følger den faste organisasjonsstrukturen. I denne modellen opprettes dynamiske team etter behov og har et tydelig formål og en avgrenset levetid.

Eksempler på dynamiske team kan være:

• Prosjekter
• Kundeteam
• Fag- og tverrfaglige initiativer

Et viktig prinsipp er at dynamiske team alltid har en definert eier og at de kan arkiveres eller ryddes bort når arbeidet er ferdig. På den måten kan du legge til rette for effektiv samhandling uten at Teams blir uoversiktlig over tid. Dynamiske team bør kunne bestilles etter behov fra organisasjonen din.

Bestilling av dynamiske team

For å sikre at Teams ikke vokser som ugress, bør nye team bestilles via en etablert bestillingsprosess. Det gjør at teamet får riktig struktur, riktig navngivning og tydelig eierskap. Dette reduserer også risikoen for duplikater, uoversiktlig team og forskjellig praksis på tvers av bedriften.

Kanalstruktur – én kanal, ett tema

Kanalene er strukturen inni teamet. En god kanalstruktur gjør det lettere å følge diskusjoner og finne igjen informasjon senere.

Hovedprinsippene vi jobber etter er enkle:

• Bruk standardkanaler der de er definert
• Én kanal skal dekke ett tydelig tema
• Unngå generelle «diverse»-kanaler

Her har du et forslag til hvordan du kan sette opp kanalene i et team, både i et organisasjonsteam og i et dynamisk team:

• Må vite: dette er informasjon alle skal få med seg. Denne kanalen bør sjekkes daglig.
• Fint å vite: Ting som er kjekt å vite for hele teamet.
• Kunnskapsdeling: Her kan du dele faglig informasjon, oppdateringer og tekniske nyheter.
• Møter: Avdelingsmøte? Legg det i kanalen for å samle all møteinformasjon og relaterte dokumenter på ett sted alle i teamet enkelt finner det.
• Trenger hjelp? Står du fast med en oppgave? Still et spørsmål i denne kanalene.
• Sosialt skryt: Er det en i teamet som har gjort noe skikkelig bra og fortjener en high-five? Si det her.

Når kanalene er tydelige, blir det også enklere å unngå støy og engasjere deg der det faktisk er relevant.

Skjulte kanaler for mindre støy

Ikke alle kanaler er relevante for alle. Derfor kan – og bør – du skjule kanaler du ikke trenger i det daglige. Samtidig er det viktig å beholde kanaler med informasjon som er viktig for rollen din. Riktig bruk av skjulte kanaler gir bedre fokus, uten at informasjonen forsvinner.

Kommunikasjon: chat, kanal eller e-post?

Effektiv bruk av Teams handler i stor grad om å velge riktig kommunikasjonsplattform.
Hos oss har vi definert disse reglene for hver plattform:

• Chat brukes til raske, tidskritiske avklaringer mellom én til tre personer
• Kanaler brukes til faglige diskusjoner og informasjon flere kan ha nytte av, særlig når innholdet bør være søkbart til senere.
• E-post brukes primært eksternt, eller når Teams ikke er riktig kanal. Dette kan være innhold som er mer formelt og kritisk, og hvor du trenger oversikt eller dokumentasjon. Her forventes det ikke at mottakeren svarer raskt. Eksempler på dette er e-post til kunder og leverandører, beslutninger og oppsummeringer, viktig informasjon til mange og møteinnkalling med agenda.

Et godt tips er også å spørre deg selv: Er dette nyttig for flere, nå eller senere? Er svaret ja, hører det hjemme i en kanal.

Tagging og merker

Tagging brukes for å sikre at viktig informasjon faktisk når frem. Samtidig kan overdreven tagging skape unødvendige avbrytelser. Ønsker du for eksempel at en spesifikk person skal få med seg informasjonen du legger ut, kan du bruke @omtale med navnet til personen. Personen vil da få et varsel om at de er omtalt i posten.

Dersom du ønsker at alle i teamet skal få med seg kan du på samme måte bruke @omtale med navnet på selve teamet.

Våre forslag til retningslinjer for tagging:

• Tagg kun når det er nødvendig
• Prioriter person før merkelapp, før kanal, før team
• Unngå tagge «@alle» hvis det ikke haster

Merker (roller) gjør det mulig å dele inn i mindre grupper –  for eksempel en fagrolle eller prosjektrolle – uten å forstyrre hele teamet.

Ønsker du at en spesifikk gruppe skal motta et varsel i et stort team? Da kan du bruke @omtale med merket til denne gruppen.

Hvor skal jeg poste?

Er du usikker på om noe skal postes, kan disse spørsmålene hjelpe:

• Hvem trenger denne informasjonen?
• Er det tidskritisk?
• Skal det være søkbart senere?

Som hovedregel gjelder:

• Flere enn tre mottakere – kanal
• Behov for sporbarhet – kanal
• Rask avklaring – chat

Hvor lagrer vi filer?

Felles dokumenter lagres i Teams og i SharePoint – ikke lokalt og ikke som e-postvedlegg. Del lenker i stedet, slik at alle jobber i samme versjon til enhver tid.

Hva forventes av deg?

En god teams-struktur fungerer bare hvis vi bruker den likt. Det betyr at du som bruker…

• poster riktig i team og kanal
• svarer i tråder
• bruker tagging med omtanke
• lagrer filer der de hører hjemme

Til gjengjeld opplever de ansatte mindre støy, de får bedre oversikt og en mer forutsigbar arbeidshverdag.