Innsyn i en ansatt sin e-post

Å åpne en ansatts e-post er et gedigent inngrep i personvernet. Men, det skjer og noen ganger er det både riktig og viktig.

Er det for eksempel lov å kreve innsyn når du mistenker at en ansatt deler forretningshemmeligheter? Eller når du tror kollegaen din skal starte en konkurrerende virksomhet?

Det aller viktigste, er at du som arbeidsgiver må ha en «berettiget interesse» og innsyn må være helt nødvendig. Men hva i huleste er berettiget?

SMH_6146

Fordi det er snakk om personvern, gjelder det strenge regler for når det er lov å åpne en ansatt sin e-post og hvordan man skal gå frem. Håndterer du det feil kan du få gebyrer fra Datatilsynet og arbeidstaker kan kreve oppreisning.

Sammen med Haver Advokatfirma har vi satt opp syv viktige råd til bedrifter som vurderer innsyn:

1. Er det absolutt nødvendig?

Start alltid med å vurdere om du kan bruke mindre inngripende alternativ enn å kreve innsyn. For å kunne åpne en innboks må arbeidsgivers interesser veie tyngre enn hensynet til den ansattes personvern. Innsynet må være i samsvar med arbeidsmiljøloven kapittel 9, personvernlovgivningen og e-postforskriften.

2. Gi beskjed til den ansatte

Som hovedregel skal den ansatte varsles i forkant. Hen skal få begrunnelse for innsyn og informasjon om sine rettigheter. Arbeidstaker må også få mulighet til å protestere. Arbeidstaker har rett til å være til stede under innsynet og kan få hjelp av en tillitsperson, som for eksempel en advokat.


3. Planlegg innsynet godt

For å gjøre innsynet så effektivt og minst mulig inngripende som mulig er det viktig at dette planlegges godt. Definer relevante søkeord, avsendere/mottakere, og tidsperioder på forhånd. Det er sjelden lov å gjennomgå hele innboksen til den ansatte.

Generelt bør dere som bedrift ha rutiner for e-postinnsyn som gir føringer for prosessen.


4. Involver IT-personell

En IT-ressurs kan hjelpe til i prosessen med å for eksempel til å fryse innboksen eller lage en speilkopi. Dette gjør vi for å minimere risiko for sletting av e-poster.


5. Begrens innsynet til det nødvendige

Oppdager du irrelevant informasjon ved innsyn, må dette lukkes med en gang.


6. Dokumenter prosessen

Skriv ned alle vurderinger som gjøres underveis. Da er det lettere å dokumentere at innsynet er gjort på lovlig måte.


7.  Bruk jobbmailen til jobb

Som arbeidstaker bør du ikke blande privat e-post og jobbmail. Det kan spare både arbeidsgiver og arbeidstaker for vanskelige situasjoner.

 

Fremdeles usikker på hvordan du bør gå frem?

Ta gjerne kontakt med oss, så hjelper vi deg i riktig retning.

Webinar: Innsyn i ansattes e-post

Vi har også spilt inn et webinar på temaet sammen med Haver Advokatfirma.

Fyll inn din e-post så sender vi innspillingen til deg!